ASSISTANT DE DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES (H/F)

Rejoignez un établissement dynamique au cœur d’un projet ambitieux !
Membre du groupement hospitalier de territoire des Yvelines nord, le CHIPS est un établissement public de référence dans le soin, l’enseignement et la recherche. Il est structuré en pôles d’activités spécialisés dans la prise en charge de la personne à tous les âges de la vie. Son activité est déployée sur les sites hospitaliers de Poissy, de Saint Germain en Laye et sur des sites périphériques.

Les activités cliniques et médicotechniques se répartissent en huit pôles d’activité et trois pôles/fédération inter établissements regroupant près de 50 services de soins et une crèche : Pôle femme-mère-enfant, Pôle psychiatrie, Pôle laboratoire-médicotechnique, Pôle chirurgie-anesthésie-blocs opératoires, réanimation et endoscopie, Pôle médecine interne et cardiovasculaire, Pôle gériatrie, Pôle neurologie-rééducation, Pôle oncologie médicale et infectiologie, Fédération de médecine d’urgence, Pôle inter-établissements d’imagerie, Pôle inter-établissements santé publique – activités transversales

Nos projets en cours :
La rénovation du bloc opératoire
Un nouveau bâtiment pour les secteurs d’hospitalisation de psychiatrie à Chambourcy
La mise en place du logiciel d’ordonnancement des lits, d’HUBLO et un nouveau logiciel de gestion du temps de travail

Le CHIPS recrute un assistant de direction des ressources humaines (H/F).

Présentation du secteur d’activité

La direction des ressources humaines du Centre Hospitalier Intercommunal Poissy Saint-Germain-en-Laye regroupe une trentaine d’agents, organisés autour de :

• Gestion des carrières

• Paie et contrôle de gestion sociale

• Recrutement et mobilité

• Formation continue

• Gestion du temps de travail et systèmes d’information de la DRH

• Relation sociale et instances

• Prévention des risques professionnels, santé et social

Présentation du poste

L’assistant(e) de direction au sein de la DRH assure les missions de secrétariat.

Missions générales et responsabilités pour la direction commune

Accueil et gestion des agendas

• Gérer et organiser les agendas des directeurs ;

• Assurer l’accueil physique et téléphonique ;

• Organiser, coordonner les rendez-vous et réunions ;

• Anticiper les échéances et alerter les directeurs.

Gestion du courrier et des documents

• Traiter et suivre les courriers entrants et sortants ;

• Assurer la circulation des documents ;

• Suivre les courriers et dossiers en attente ;

• Gérer les parapheurs avec les directions fonctionnelles ;

• Classer et archiver physiquement et numériquement ;

• Organiser et tenir à jour les dossiers numériques partagés.

Appui administratif

• Rédiger et mettre en forme courriers, notes et documents ;

• Veiller à la qualité formelle et au respect des règles institutionnelles ;

• Préparer et organiser les réunions ;

• Contribuer à la préparation et au suivi administratif des dossiers ;

• Gérer les commandes de fournitures des directions.

Gestion et circulation de l’information

• Recueillir, traiter, hiérarchiser et transmettre les informations ;

• Identifier les demandes urgentes ou prioritaires ;

• Assurer l’interface entre directeurs, équipes, autres directions et interlocuteurs extérieurs ;

• Garantir la confidentialité des informations et documents.

Missions spécifiques :

• Suivi de la maintenance des outils numériques du service

• Classement et archivage des dossiers

• Gestion des factures, envoi pour paiement, tableau de suivi

• Participation à des dossiers de DRH à la demande des cadres (élections professionnelles, commissions, mise sous pli, etc.)

• Aide à la gestion administrative liée aux grèves (envoi de tableaux, recueil, élaboration des documents associés)

Qualités requises et compétences souhaitées

• Diplômes requis : Formation secrétariat – Catégorie C

Compétences :

• Rigueur et sens de l’organisation

• Respect de la confidentialité

• Maitrise de l’outil bureautique (word, excel, power point, internet)

• Maitrise des techniques de secrétariat (prise de notes, rédaction)

• Capacité d’organisation

• Capacité relationnelle (accueil, écoute, disponibilité)

• Maîtrise de l’orthographe

Connaissances :

• Connaissance de la structure hospitalière

Qualités :

• Capacité d’écoute, de réflexion,

• Qualités relationnelles et rédactionnelles (note, rapport comptes rendus),

• Rigueur,

• Capacité d’adaptation,

• Sens du service et esprit d’équipe

Horaires

Temps de travail journalier 7 h 30

Amplitude d’ouverture du secrétariat 9 h / 17 h

Risques professionnels

Exposition aux écrans numériques,

Stationnement assis prolongé

Si vous êtes intéressé(e) par cette opportunité professionnelle n'hésitez pas à postuler à cette offre.
A très vite !