SECRETAIRE MEDICALE - ASSISTANTE DE PÔLE (50%) ET 50% POOL DE REMPLACEMENT (H/F)

Rejoignez un établissement dynamique au cœur d’un projet ambitieux !
Membre du groupement hospitalier de territoire des Yvelines nord, le CHIPS est un établissement public de référence dans le soin, l’enseignement et la recherche. Il est structuré en pôles d’activités spécialisés dans la prise en charge de la personne à tous les âges de la vie. Son activité est déployée sur les sites hospitaliers de Poissy, de Saint Germain en Laye et sur des sites périphériques.

Les activités cliniques et médicotechniques se répartissent en huit pôles d’activité et trois pôles/fédération inter établissements regroupant près de 50 services de soins et une crèche : Pôle femme-mère-enfant, Pôle psychiatrie, Pôle laboratoire-médicotechnique, Pôle chirurgie-anesthésie-blocs opératoires, réanimation et endoscopie, Pôle médecine interne et cardiovasculaire, Pôle gériatrie, Pôle neurologie-rééducation, Pôle oncologie médicale et infectiologie, Fédération de médecine d’urgence, Pôle inter-établissements d’imagerie, Pôle inter-établissements santé publique – activités transversales

Nos projets en cours :
La rénovation du bloc opératoire
Un nouveau bâtiment pour les secteurs d’hospitalisation de psychiatrie à Chambourcy
La mise en place du logiciel d’ordonnancement des lits, d’HUBLO et un nouveau logiciel de gestion du temps de travail

--> L’assistant(e) de pôle(s) assure à 50% l’encadrement de proximité des secrétaires médicales des pôles Oncologie médicale et Infectiologie, Neurologie et Rééducation et Gériatrie. Elle contribue à la mise en oeuvre du plan d’actions relatifs aux secrétariats médicaux et au parcours patients et participe à la gouvernance de pôle.

Missions générales et responsabilités

• Management de proximité : plannings, organisation des remplacements sur congés, gestion de l'absentéisme, organisation de la mutualisation des tâches au sein du pôle, saisie Agiletime, évaluations annuelles, recensement des besoins en formations...

• Suivi de l'activité des services et de la charge de travail des secrétaires, reporting sur les besoins et problématiques d'organisation (adapter les ressources aux besoins).

• Mise en oeuvre du plan d'actions dans leur(s) pôle(s) : 0 papier et tous les projets liés à l'amélioration de l'utilisation de Sillage (DPI), déploiement de Doctolib et des autres outils numériques, actualisation des fiches de poste…

• Participation à la gouvernance du/des pôle(s)

• Participation au recrutement, accompagnement des stagiaires et proposition d'un parcours d'intégration pour les nouvelles secrétaires.

--> 50% secrétaire médicale au sein du pool de remplacement : vous êtes amenée à intervenir dans différents services hospitaliers selon les besoins en personnel (remplacement congés maladie, suppléance de retard de frappe…):

• Accueil physique et téléphonique

• Gestion des dossiers médicaux : création, mise à jour, classement, archivage

• Prise de rendez-vous et organisation des consultations ou examens

• Saisie, mise en forme et transmission des comptes rendus médicaux (consultations, hospitalisations, examens)

Diplômes requis : management des ressources humaines, management de projets, diplôme de secrétaire médicale

Grade assistante médico-administratif souhaité

Compétences et qualités requises :

Une expérience dans le management d’équipes et/ou le management de projets est fortement conseillée

Connaissance de l’institution/établissement

Secret professionnel

Savoir rendre compte (reporting)

Savoir gérer les conflits

Savoir gérer les priorités

Impartialité

Capacité à s’adapter

Capacité à s’adapter rapidement à différentes organisations

Prioriser les urgences et organiser efficacement son travail

Connaissance de la terminologie médicale

Excellente orthographe et vitesse de frappe

Sens de l’accueil, écoute et discrétion

Si vous êtes intéressé(e) par cette opportunité professionnelle n'hésitez pas à postuler à cette offre.
A très vite !