AJDOINT ADMINISTRATIF - AIDE COMPTABLE EN PHARMACIE (H/F)

Rejoignez un établissement dynamique au cœur d’un projet ambitieux !
Membre du groupement hospitalier de territoire des Yvelines nord, le CHIPS est un établissement public de référence dans le soin, l’enseignement et la recherche. Il est structuré en pôles d’activités spécialisés dans la prise en charge de la personne à tous les âges de la vie. Son activité est déployée sur les sites hospitaliers de Poissy, de Saint Germain en Laye et sur des sites périphériques.

Les activités cliniques et médicotechniques se répartissent en huit pôles d’activité et trois pôles/fédération inter établissements regroupant près de 50 services de soins et une crèche : Pôle femme-mère-enfant, Pôle psychiatrie, Pôle laboratoire-médicotechnique, Pôle chirurgie-anesthésie-blocs opératoires, réanimation et endoscopie, Pôle médecine interne et cardiovasculaire, Pôle gériatrie, Pôle neurologie-rééducation, Pôle oncologie médicale et infectiologie, Fédération de médecine d’urgence, Pôle inter-établissements d’imagerie, Pôle inter-établissements santé publique – activités transversales

Nos projets en cours :
La rénovation du bloc opératoire
Un nouveau bâtiment pour les secteurs d’hospitalisation de psychiatrie à Chambourcy
La mise en place du logiciel d’ordonnancement des lits, d’HUBLO et un nouveau logiciel de gestion du temps de travail

L’adjoint administratif/ aide comptable assure deux types de missions :

Mission comptable

Gérer le processus comptable de la facturation dans le cadre d’un contrôle budgétaire, comptable et des marchés publics.

Mission de secrétariat

Organiser pour le service, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques.

Missions spécifiques

A/ Activités de comptabilité

-          Réception (courrier/Chorus) et contrôle des factures par rapport aux bons de réception, aux bons de livraison et aux marchés en cours. Vérification du « service fait » des prestations diverses.

-          Affectation de la dépense en fonction de sa nature, de sa destination et des autorisations budgétaires (comptes, UF, nomenclature, budget) et liquidation des factures et suivi du mandatement.

-          Traitement des demandes d’information de la part des différents interlocuteurs (trésorerie, fournisseurs, services internes), centrales d’achat (Resah, UGAP, UNIHA…)

-          Opérations de clôture d’exercice.

-          Classement et archivage des pièces comptables.

-          Passage des titres de cession dans Pharma (rétrocession)

-          Passer les commandes des fluides médicaux.

-          Contrôle et liquidation des factures.

-          Participation à l’inventaire annuel.

B/ Activité de gestion des marchés publics

Saisie et suivi des marchés publics de pharmacie :

-          Création des fournisseurs sur Pharma.

-          Création des marchés sur Pharma.

-          Mise à jour des fiches produits au regard des marchés publics validés. (Pharma/Magh2)

-          Suivi et mise à jour des avenants des marchés publics.

C/ Activités de secrétariat

-          Saisie et mise en forme de courriers, documents administratifs et comptes rendus de réunion

-           Accueil et prise en charge des visiteurs médicaux.

-          Réception et traitement des appels et messages téléphoniques.

-          Classement et archivage des dossiers et documents administratifs.

-          Reproduction et transmission des documents.

-          Gestion des fournitures et matériels de bureau.

- Gestion de la diffusion des notes de service.

Diplômes souhaités : diplôme comptable ou formation spécialisée dans le domaine de la comptabilité.

-          Compétences : 

o   Connaissances en comptabilité et gestion budgétaire,

o   Connaissance des outils bureautiques : Pharma, Magh2, E-epicure, Pack Office (Word, Excel, PowerPoint).

-          Qualités : 

o   Sens du service public.

o   Capacité à travailler en équipe,

o   Capacité d’écoute et maîtrise de soi, 

o   Sens de l’organisation, rigueur et ponctualité, 

o   Capacité d’adaptation notamment aux logiciels informatiques et à leurs nouvelles versions, connaissances de l’outil bureautique,

o   Disponibilité, Motivation.